De verzuimgrootheden
In de meeste organisaties wordt bij verzuim alleen gekeken naar het percentage. Een belangrijke reden daarvoor is dat men dat kan vergelijken met het landelijk gemiddelde. Wij zijn juist een voorstander van een vergelijking met eigen gestelde normen en doelen. Bovendien is dat percentage een minder betrouwbaar cijfer; afhankelijk van de groepsgrootte waarover gemeten wordt en de gehanteerde berekeningsmethode is dat cijfer minder of meer beïnvloed door allerlei toevallige factoren.
Wij kiezen daarom voor enkele andere grootheden die niet van toeval afhankelijk zijn, waarvoor makkelijk eigen normen en doelen gesteld kunnen worden en die daarom beter als stuur-instrument te gebruiken zijn.
De frequentie
Een simpele meting is gewoon het aantal meldingen. Op basis van personeelsopbouw naar leeftijd en enkele andere criteria (methode PVC, Verbaan aangepast) kan hiervoor eenvoudig een norm berekend worden. Ook wanneer soms meerdere ziek en beter meldingen binnen één ziektegeval plaatsvinden moeten die apart geregistreerd worden.
Wanneer de frequentie hoog is kan het percentage nog steeds laag zijn als het allemaal kortdurende ziektegevallen zijn. De frequentie kan meestal eenvoudig worden verlaagd door de verzuimdrempel te verhogen.
Frequent kortdurend
In een organisatie met laag verzuim is - gemeten over een periode van 12 maanden - de helft van de medewerkers 0 keer ziek, iets minder dan 1/4 1 maal ziek en ook iets minder dan 1/4 2 maal ziek. Een kleine groep mensen is vaker dan 2 maal ziek per 12 maanden. Dat kan het gevolg zijn van pech, maar ook het gevolg van chronische problematiek.
In sommige organisaties is deze groep frequent verzuimenden meer dan 5 % van het totale personeelsbestand of meer dan 10 % van de groep verzuimenden. Dat is een signaal dat er iets grondig mis is. Problemen met frequent kortdurend kunnen opgelost worden door inzet van verzuimcoördinator of Case Manager.
Het aantal cases
Het aantal cases is een belangrijke maat voor de stand van zaken in uw organisatie. Een case is een ziektegeval dat (naar verwachting) langer dan een paar weken gaat duren. Wettelijk is die termijn 6 weken, maar veel organisaties hanteren een kortere periode. Het maakt niet zoveel uit. In de praktijk betekent langer dan 3 weken ziek bijna altijd ook langer dan 6 weken ziek. Het kan juist helpen die termijn korter te maken omdat het u dwingt om in een vroeger stadium in te grijpen.
Het aantal cases is niet zo gemakkelijk te beïnvloeden. Soms is het een maat dat het minder goed gesteld is met uw arbeidsomstandigheden en moet u daar de oplossing zoeken, soms kan verbetering van het Case Management helpen.
De gemiddelde doorlooptijd van cases
Langdurig verzuim kan niet voorkomen worden door beïnvloeding van het gedrag. Wat wel beïnvloedt kan worden is de doorlooptijd van een case. Het verkorten van die doorlooptijd heeft een gigantisch effect op uw verzuimpercentage.
De oplossing ligt hier in goed Case Management en het organiseren van 'eigen' interventies. De ervaring leert dat organisaties hierdoor de doorlooptijd van Cases relatief eenvoudig kunnen halveren.
Het percentage
Alhoewel je (met de methode PVC) wel een norm kunt berekenen voor het percentage is het als stuurinstrument ongeschikt, want je kunt er niet rechtstreeks op sturen. De oorzaken van een te hoog percentage kunnen zeer divers zijn en er is dus ook niet één aanpak. Bovendien is soms dat percentage laag terwijl u toch een verzuimprobleem heeft.
Eigenlijk is het percentage meer de resultante van de andere grootheden. Een ding is zeker: als alle grootheden onder de norm liggen, dan ligt het percentage ook onder de norm en heeft u het einddoel bereikt.