De 4 verzuimgrootheden
Wat we gewend zijn is dat verzuimpercentage dat zich zo makkelijk liet vergelijken met het landelijk gemiddelde. Of - nog erger - boekhouders die beweerden dat er geen probleem was zolang het feitelijke verzuimpercentage maar lager was als datgene wat zij in de kostprijs hadden berekend. Toch is het vaak een cijfer dat weinig zegt en ook de feitelijke problematiek niet altijd blootlegt.
Als voorbeeld schilder ik de volgende situatie. Een koeriersbedrijf heeft 100 auto's die door even zoveel chauffeurs worden bestuurd. Die chauffeurs zijn voornamelijk jonge mannen met een laag ziekteverzuim. Gemiddeld genomen zijn 95 van de 100 auto's dagelijks nodig en de vijf chauffeurs die "over" zijn vervangen collega's met een snipperdag. Daarnaast zijn er nog een drietal magazijnmedewerkers die als chauffeur in kunnen vallen. Dat betekent dan overigens wel dat die magazijnwerkzaamheden vertraging oplopen en dat er ander personeel moet komen om dat op te vangen. Nogal wat van die chauffeurs gaan in het week-end flink stappen en dus rammelt op maandag zo rond 6 uur de telefoon met zo'n 5 ziekmeldingen, de meeste chauffeurs moeten tussen 6 en 7 beginnen. Eerst worden de magazijnmedewerkers opgetrommeld en vanaf half 8 worden uitzendbureau's gebeld om de vervanging te regelen. In elk geval twee auto's gaan pas om 10 uur van start en kunnen dus een deel van hun route niet doen. Gevolg: puinhoop in het magazijn, ontevreden klanten, ontregelde organisatie, stress en een paar mensen die aan hun eigen werk niet toekomen omdat ze dat allemaal moeten regelen, klanten te woord staan etc. Een enkeling van die 5 is er de andere dag weer en die andere weer op woensdag. Kortom een enorme verstoring in de organisatie, een geweldige kostenpost en toch maar een verzuimpercentage van 1,3 %.
Het aantal meldingen
Elke melding is een verstoring van de organisatie en daarmee op zichzelf ook een kostenpost. Wat nu precies het theoretisch minimum is, is lastig te bepalen. In organisaties waar niet eerder een stringent beleid van verzuimmanagement werd gevoerd is het ongetwijfeld te hoog en kan het lager. De normen die daarvoor gesteld kunnen worden zijn erg afhankelijk van de soort organisatie en de personeelsopbouw. In zijn algemeenheid kun je stellen dat minder als 50 meldingen per jaar per 100 werknemers laag is en dat meer als 100 meldingen per jaar per 100 werknemers betekent dat er ruimte is voor een flinke verbetering.
Het aantal cases
Dit is het aantal nieuwe ziekmeldingen in enig jaar dat uiteindelijk langer dan 28 kalenderdagen duurt. Het zijn de langdurig zieken die een extra begeleiding horen te krijgen in het kader van de Wet verbetering Poortwachter. Ook dit is erg afhankelijk van de soort organisatie en de personeelsopbouw. Leeftijd van het personeel speelt een belangrijke rol, maar ook de aanwezigheid van zwaar fysiek werk in slechte werkomstandigheden. Tot slot zijn ook stress en werkdruk factoren die dit cijfer fors kunnen beïnvloeden. (Dat geldt evenzo voor stress en werkdruk in de privé situatie) Als vuistregel per 100 werknemers zou ik een aantal van 1 laag noemen en van meer dan 3 hoog.
Het frequent (kortdurend) verzuim
Wanneer iemand tweemaal per 12 maanden verzuimt is dat niet uitzonderlijk. Wanneer dat vaker is, is dat wel uitzonderlijk, maar een mens kan pech hebben. Je hebt bijvoorbeeld 2 keer griep en breekt ook nog een been. Als heel veel mensen "pech" hebben is er waarschijnlijk wat anders aan de hand. Zodra meer dan 5 % van de populatie vaker dan 2 maal per 12 maanden verzuimt is dit reden tot nadere aandacht. Het kan bijvoorbeeld duiden op een onderliggend structureel medisch probleem, maar ook op zwart verzuim.
De gemiddelde doorlooptijd bij cases
Let wel we praten over die ziektegevallen die langer dan 28 dagen hebben geduurd, of meerdere periodes van ziekte die echter gezien kunnen worden als één doorlopend ziektegeval en waarvan de 28 dagen zijn overschreden. We onderscheiden hier - naar oorzaak van het verzuim - 3 categoriën:
- A. Fysiek - alles wat te maken heeft met het bewegingsapparaat
- B. Mentaal - psychische klachten maar ook fysieke klachten, die een psyschische component hebben zoals bijvoorbeeld, stress gerelateerde hoofdpijnklachten
- C. Overig - interne ziektes, infectieziektes, hartinfarcten etc.
Wanneer de doorlooptijd van deze ziektegevallen langer is dan de norm dan betekent dat meestal dat er onvoldoende aandacht en ondersteuning is vanuit de organisatie. Meer druk op wachtlijstbemiddeling of het aanbieden van eigen zorginterventies kunnen de doorlooptijd van dergelijke cases vaak sterk bekorten. Dat geldt ook voor voldoende aandacht en ondersteuning bij de reïntegratie. De normen moeten hier niet gezien worden als geldend voor het individuele ziektegeval. Het zijn gemiddeldes; als die gemiddeldes duidelijk overschreden worden dan moet er meer gedaan worden vanuit het Case Management.
De onderlinge verschillen in de ziektegevallen kunnen enorm zijn. Een gebroken pink duurt natuurlijk korter dan een ingewikkelde hernia; maar een gemiddelde van ca. 10 weken is realistisch voor categorie A. Voor categorie B ligt dat gemiddeld rond 20 weken en voor categorie C ligt dat ook rond de 10 weken. Bij die laatste moeten dan langdurige terminale ziektes wel buiten beschouwing worden gelaten.
Het verzuimpercentage
Is op zichzelf geen grootheid maar meer de resultante van de 4 die hierboven zijn beschreven. Als de 4 grootheden alle 4 laag zijn dan kan het verzuimpercentage niet hoog meer zijn.